Artikel 18Dokumentation av rapporterna

1. Medlemsstaterna ska säkerställa att rättsliga enheter i den privata och offentliga sektorn och behöriga myndigheter dokumenterar varje mottagen rapport, i enlighet med de konfidentialitetskrav som anges i artikel 16. Rapporterna ska sparas endast så länge det är nödvändigt och proportionellt för att iaktta de krav som åläggs enligt detta direktiv eller andra krav som åläggs genom unionsrätten eller nationell rätt.

2. Om en telefonlinje med inspelning eller andra röstmeddelandesystem med inspelning används för rapportering ska de berörda rättsliga enheterna i den privata och offentliga sektorn och behöriga myndigheter med den rapporterande personens samtycke, ha rätt att dokumentera den muntliga rapporteringen på något av följande sätt:

a)

Genom en inspelning av samtalet i en varaktig och åtkomlig form.

b)

Genom en fullständig och korrekt utskrift av samtalet som gjorts av den personal som är ansvarig för handläggning av rapporter.

Rättsliga enheter i den privata och offentliga sektorn och behöriga myndigheter ska ge den rapporterande personen tillfälle att kontrollera, rätta och godkänna utskriften av samtalet genom att underteckna den.

3. Om en telefonlinje utan inspelning eller andra röstmeddelandesystem utan inspelning används för rapportering ska rättsliga enheter i den privata och offentliga sektorn och behöriga myndigheter ha rätt att dokumentera den muntliga rapporteringen i form av ett korrekt protokoll från samtalet skrivet av personalen som är ansvarig för handläggning av rapporter. Rättsliga enheter i den privata och offentliga sektorn och behöriga myndigheter ska ge den rapporterande personen tillfälle att kontrollera, rätta och godkänna protokollet från samtalet genom att underteckna det.

4. Om en person begär ett möte med personalen vid rättsliga enheter i den privata och offentliga sektorn eller vid behöriga myndigheter för rapporteringsändamål enligt artiklarna 9.2 och 12.2, ska rättsliga enheter i den privata och offentliga sektorn och behöriga myndigheter med den rapporterande personens samtycke, säkerställa att fullständig och korrekt dokumentation av mötet bevaras i en varaktig och åtkomlig form.

Rättsliga enheter i den privata och offentliga sektorn och behöriga myndigheter ska ha rätt att dokumentera mötet på något av följande sätt:

a)

Genom en inspelning av samtalet i en varaktig och åtkomlig form.

b)

Genom ett korrekt protokoll från mötet upprättat av personalen som är ansvarig för handläggning av rapporter.

Artikeln fortsätter i den officiella texten.