Artikel 12Upprättande och underhåll av system för tillbörlig aktsamhet, rapportering och dokumentation

1. För att kunna visa tillbörlig aktsamhet i enlighet med artikel 8 ska verksamhetsutövare inrätta och uppdatera förfaranden och åtgärder som säkerställer att de relevanta produkter som de släpper ut på marknaden eller exporterar uppfyller kraven i artikel 3 (system för tillbörlig aktsamhet).

2. Verksamhetsutövare ska se över systemet för tillbörlig aktsamhet minst en gång om året. Om verksamhetsutövare får kännedom om nya omständigheter som kan påverka systemet för tillbörlig aktsamhet, ska de uppdatera systemet för tillbörlig aktsamhet för att beakta dessa nya omständigheter. Verksamhetsutövare ska bevara dokumentation om uppdateringar i systemet för tillbörlig aktsamhet i fem år.

3. Verksamhetsutövare som inte omfattas av kategorierna små och medelstora företag, inklusive mikroföretag eller fysiska personer ska varje år offentligt rapportera om sitt system för tillbörlig aktsamhet och om de åtgärder de vidtagit för att fullgöra sina skyldigheter enligt artikel 8 med så bred spridning som möjligt, bland annat via internet. Verksamhetsutövare som även omfattas av andra unionsrättsakter med krav på tillbörlig aktsamhet i värdekedjan kan uppfylla sina rapporteringsskyldigheter enligt denna punkt genom att inkludera den information som krävs i sin rapportering enligt de andra unionsrättsakterna.

4. Utan att det påverkar tillämpningen av unionens dataskyddslagstiftning ska den rapportering som avses i punkt 3, innehålla följande information rörande relevanta råvaror och relevanta produkter:

a)

En sammanfattning av den information som avses i artikel 9.1 a, b och c.

b)

Slutsatserna av riskbedömningen enligt artikel 10 och de åtgärder som vidtagits enligt artikel 11 samt en beskrivning av den information och de styrkande underlag som erhållits och använts för att bedöma risken.

c)

I tillämpliga fall, en beskrivning av processen för samråd med urfolk, lokalsamhällen och andra innehavare av hävdvunnen markbesittningsrätt eller civilsamhällesorganisationer som finns på produktionsområdet för de relevanta råvarorna och de relevanta produkterna.

5. Verksamhetsutövare ska under minst fem år bevara all dokumentation om tillbörlig aktsamhet, exempelvis alla register, åtgärder och förfaranden enligt artikel 8. De ska på begäran ge de behöriga myndigheterna tillgång till den dokumentationen.